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接受指示和记录(称职主管–聂微老师谈管理连载)

发布时间:2012-12-31   栏目: 心灵故事  作者: 浏览次数:829 次  暂无评论 
摘要: 第二章我们工作的基本常识 第一节 接受指示和记录 第二节 我们的时间观念 第三节 工作的基本顺序 第四节 我们的行政事务 第五节 我们应具备的五大意识 第六节 我们应具备的文秘常识 第七节 工作场所的清洁 第一节、接受指示和记录 刚赴工作岗位时,一切总是依照上司的指示开始进……

第二章我们工作的基本常识
第一节 接受指示和记录
第二节 我们的时间观念
第三节 工作的基本顺序
第四节 我们的行政事务
第五节 我们应具备的五大意识
第六节 我们应具备的文秘常识
第七节 工作场所的清洁

第一节、接受指示和记录
刚赴工作岗位时,一切总是依照上司的指示开始进行工作的,要迅速、毫无差错地接受指示是不容易的,当有疑问或不理解之处,等上司指示完毕,再提出来。另外,请随时携带笔记本,也许很多重要的事情等着你记下来。记住:养成当场记录上司指示和谈话内容的习惯是相当重要的。

刚赴工作岗位时,一切总是从依照上司的指示开始进行工作的。要迅速、毫无差错地接受指示是不容易的。因此,聆听指示、接受指示时,请注意以下几点:
1.上司呼叫时,以上司听得到的声音回答:“是!”,并拿起笔记本和笔走向上司的座位。
2.来到上司座位前,轻轻点个头,朝着上司的方向站好。上司示意坐下才坐下
3.一面认真听指示,一面记录下来。聆听时,要特别注意5W2H;
1)何时、到何时、何时开始(When)——明白记载调查日、裁决日期、举办时间、开始日、期限等时间因素。
2)何地 (Where)——明记场所、会场等。
3)谁(Who)----从谁那儿、向谁。
4)为什么(Why)——明记什么原因。
5)什么(What)——明记目的。
6)如何(How)——方法、做法。
7)多少(How much)——预算、经费等。

4.要完全理解上司指示的内容,不能敷衍了事地听,要用心听。
5.如果有疑问或不理解之处,等上司指示完毕后,再确认是否还有应该注意的事项。
6.接受指示后,万一时间来不及,不可自行更改,必须向上司报告,以免影响到全局。
7.当接受到非直接上司的指令,必须向直接上司报告,让上司了解,以免工作的流程受到干扰。

信任来自于回报。作为下属,把工作的结果、问题点等应该让上司了解的事,确确实实地报告上司,是获得上司信赖的最佳捷径。因此,对指令的完成情况,依据“结论→理由→经过”的顺序,根据5W2H的原则,适时地直接向上司如实报告,报告可根据报告内容的紧急度、难易度选择口头报告或书面报告的形式:

口头报告——适用于紧急情况或是内容十分简单的情形。
书面报告——适用于复杂的内容、希望留下记录的内容。

另外,随时携带笔记本,养成当场记录指示和谈话内容的习惯,是相当重要的。为了不遗漏重要内容,记录时也要按5W2H原则进行记录。一般在以下几个场合需要记录:
1.出席会议时,将会议中协议的事项、决定的内容,指示的项目记录下来。
2.记录开会时商讨的内容。
3.上司呼叫时,要拿着记录本上前将指示、交待、联络的内容记录下来。
4.访问客户后,将要点记录下来。
5.有访客时,将与访客谈话的内容简要地记录下来。
6.看报纸或资料时,看到有关自己公司或同业间的报道,以及有关自己工作的内容,简要地记录下来。

作者:
本文由 tuishi51 于2012年12月31日发表在心灵故事分类下, 你可以发表评论,并在保留原文地址及作者的情况下引用到你的网站或博客。 | +复制链接
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