接受指示和记录(称职主管–聂微老师谈管理连载)

 

第二章我们工作的基本常识
第一节 接受指示和记录
第二节 我们的时间观念
第三节 工作的基本顺序
第四节 我们的行政事务
第五节 我们应具备的五大意识
第六节 我们应具备的文秘常识
第七节 工作场所的清洁

第一节、接受指示和记录
刚赴工作岗位时,一切总是依照上司的指示开始进行工作的,要迅速、毫无差错地接受指示是不容易的,当有疑问或不理解之处,等上司指示完毕,再提出来。另外,请随时携带笔记本,也许很多重要的事情等着你记下来。记住:养成当场记录上司指示和谈话内容的习惯是相当重要的。

刚赴工作岗位时,一切总是从依照上司的指示开始进行工作的。要迅速、毫无差错地接受指示是不容易的。因此,聆听指示、接受指示时,请注意以下几点:
1.上司呼叫时,以上司听得到的声音回答:“是!”,并拿起笔记本和笔走向上司的座位。
2.来到上司座位前,轻轻点个头,朝着上司的方向站好。上司示意坐下才坐下
3.一面认真听指示,一面记录下来。聆听时,要特别注意5W2H;
1)何时、到何时、何时开始(When)——明白记载调查日、裁决日期、举办时间、开始日、期限等时间因素。
2)何地 (Where)——明记场所、会场等。
3)谁(Who)----从谁那儿、向谁。
4)为什么(Why)——明记什么原因。
5)什么(What)——明记目的。
6)如何(How)——方法、做法。
7)多少(How much)——预算、经费等。

4.要完全理解上司指示的内容,不能敷衍了事地听,要用心听。
5.如果有疑问或不理解之处,等上司指示完毕后,再确认是否还有应该注意的事项。
6.接受指示后,万一时间来不及,不可自行更改,必须向上司报告,以免影响到全局。
7.当接受到非直接上司的指令,必须向直接上司报告,让上司了解,以免工作的流程受到干扰。

信任来自于回报。作为下属,把工作的结果、问题点等应该让上司了解的事,确确实实地报告上司,是获得上司信赖的最佳捷径。因此,对指令的完成情况,依据“结论→理由→经过”的顺序,根据5W2H的原则,适时地直接向上司如实报告,报告可根据报告内容的紧急度、难易度选择口头报告或书面报告的形式:

口头报告——适用于紧急情况或是内容十分简单的情形。
书面报告——适用于复杂的内容、希望留下记录的内容。

另外,随时携带笔记本,养成当场记录指示和谈话内容的习惯,是相当重要的。为了不遗漏重要内容,记录时也要按5W2H原则进行记录。一般在以下几个场合需要记录:
1.出席会议时,将会议中协议的事项、决定的内容,指示的项目记录下来。
2.记录开会时商讨的内容。
3.上司呼叫时,要拿着记录本上前将指示、交待、联络的内容记录下来。
4.访问客户后,将要点记录下来。
5.有访客时,将与访客谈话的内容简要地记录下来。
6.看报纸或资料时,看到有关自己公司或同业间的报道,以及有关自己工作的内容,简要地记录下来。

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本文由 tuishi51 于2012年12月31日发表在心灵故事分类下, 你可以发表评论,并在保留原文地址及作者的情况下引用到你的网站或博客。 | +复制链接
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