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我们应具备的文秘常识(称职主管–聂微老师谈管理连载)

发布时间:2013-01-01   栏目: 心灵故事  作者: 浏览次数:1186 次  暂无评论 
摘要: 第六节我们应具备的文秘常识 在企业,不论是一份报告或一封往来的商业信函,那往往是许多人智慧的结晶,常常是用金钱无法换取的无价之宝,对于这类东西,我们必须信守一个重要的原则——保守秘密。 公司内部各部门之间的协调联系常以公文来联络。“公文”是指公司内部所通行的人事令……

第六节我们应具备的文秘常识
在企业,不论是一份报告或一封往来的商业信函,那往往是许多人智慧的结晶,常常是用金钱无法换取的无价之宝,对于这类东西,我们必须信守一个重要的原则——保守秘密。

公司内部各部门之间的协调联系常以公文来联络。“公文”是指公司内部所通行的人事令、公布令、通知、联络函、签呈、报告及对外往来的公函、传真、邮件等。
各类公文定义如下:
1.人事令:有关人员任免、升降、调迁、奖惩等人事命令发布时使用。
2.公布令:有关组织规章,政策、政令发布时使用。
3.通知:有关集会、训练或短期性的业务措施等事项之宣布时使用。
4.联络函:有关部门间业务联系、接洽、协调及会议之事项时使用。
5.签呈:有关下属对、上司依权责划分规定,须请示、上司核准或裁定时使用。
6.报告:有关下属对、上司陈述或说明事件因果关系等事情时使用。
7.公函:有关对外界机关、团体、公司等机构行文时使用。
8.传真:指本公司、关系企业及海外相关公司业务联络时相互发出的传真文件。
9.邮件:通过网络对内对外发送的公文。

公文的形式不一,因此,我们要学会将表达的事情清楚地书写出来,是绝对必要的,公文书写应注意下列事项:
1.严格遵守时效性的限制。
2.公文要简洁,内容简单明了。
3.公文如有一定的形式,请遵照书写。
4.先从重点叙述。
5.对于客观的事实,要照实写。
6.自己的意见及客观的事实必须清楚地区别。
7.必要时附上补充资料,以助于对所写公文的理解。
8.主旨要表达清楚。
9.公文写完后,一定要重新看过。

不同的公文有不同的写法,对外书信(公函)应掌握的两个原则:
第一个原则:正确
——正确表达想传达的内容。
——确认是否漏写必要的项目。
——从头看一次,注意是否有错误或脱字现象。
第二个原则:易懂
——以平易的手法书写。
——考虑到看的人,说明必须符合对方的立场及知识。
——先讲结论,再说明理由,并附上参考资料。
——依重点分段。
——为了使内容一目了然,请加上标题。
——内容扼要、简洁。
——避免错字。

报告应注意以下几点要项
报告一般是给繁忙的上司看的,必须注意简洁、结论明确、易读、注意报告的数字是否有错误?
报告应注意以下几点:
——文章要简洁、有力。
——有些写法是否该柔和些。
——有无容易被误解之处。
——题目和内容要一致。
——内容要经过整理。
——文章不要混乱、矛盾。
——报告适合条文式的写法。
——不要使用过多的专门用语或外语。
——数字、专有名词不可错误。
——不要有错字、脱字。
——注明资料的来源。
——图表应放置在适当之处。
——附加资料不要丢失。
公文在传递过程中,一般用卷宗进行传递。常用的卷宗有红、黄、白、绿四种颜色。
红色卷宗用在急件传递,包括紧急的资料变更、在四小时内完成规定的各类公文。
黄色卷宗用于一般呈、上司核阅之公文传递。
白色卷宗用于密件传递,包括人事变更、奖惩提案、绩效考评、奖金评定、薪资变更等公文。

绿色卷宗用于单位联络之公文传递。

公文,不论是一份报告或是一封往来的信件,那往往是许多人智慧的结晶,常常是用金钱无法换取的无价之宝。因此,要认真保管,并作最有效的运用,应做到如下几点:
1.文件不囤积,当天将文件处理完毕。工作告一段落时,相关文件要整理在同一档案内,否则,一堆积后,总觉得整理起来会麻烦,又常常会遗失。
2.把自己没有处理的文件标识清楚,让大家知道那还没有处理的文件,万一自己不在时,别人也能代劳处理。
3.公文资料是共用的。因此,要细心使用,绝对不能破损或弄脏。
4.依据公司的档案管理规定存档,让任何一位需要资料的人可以随时找到。
5.将不用的文件、资料一直保存,是不好的。因此要会整理资料,丢弃无用的资料。
公文管理还有一个十分重要的原则——保守秘密。公司内部的情报一旦泄漏到外面,往往会严重地影响到公司的经营。有些在公司内并不认为是重要的文件,往往一传到别家公司,就成了有用情报。因此,我们在管理、处理文件资料时,必须注意以下几点:
1.离开座位时,即使还要回到位子上,也要将文件整理一下,或将文件背面朝上翻过来。
2.下班时,文件完全整理后才离开。
3.携带文件时,不要让文件泄露在外,避免让外人瞧见,也不要在电梯内或通道上取出文件看。
4.公文一般以在公司内部使用为原则。不得已带出公司时,必须征得上司的允许,并放在信封或皮包内带出。
对于机密文件,还必须注意以下四点:
1.机密文件不用时委托或文员保管。
2.看完机密文件后,必须放回原处,决不交给他人。
3.机密文件只能在公司内部复印。避免使用传真机和网络传递机密文件。机密文件传递时要使用白色卷宗,并且一定要交给本人。
4. 密文件必须在有锁的柜子里。下班时,确认是否锁上。

作者:
本文由 tuishi51 于2013年01月01日发表在心灵故事分类下, 你可以发表评论,并在保留原文地址及作者的情况下引用到你的网站或博客。 | +复制链接
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