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我们沟通的基本技巧(称职主管–聂微老师谈管理连载)

发布时间:2013-01-02   栏目: 心灵故事  作者: 浏览次数:931 次  暂无评论 
摘要: 我们沟通的基本技巧(称职主管–聂微老师谈管理连载) 第三节  我们沟通的基本技巧 沟通的基本技巧,包括提出请求,拒绝请求,表示不同意见,称赞他人,接受赞美,提出批评、接受批评,接受忠告等,这些方法我们务必掌握。 沟通是我们工作中最重要的工具。不具备沟通的技巧,面对……

我们沟通的基本技巧(称职主管–聂微老师谈管理连载)

第三节  我们沟通的基本技巧
沟通的基本技巧,包括提出请求,拒绝请求,表示不同意见,称赞他人,接受赞美,提出批评、接受批评,接受忠告等,这些方法我们务必掌握。

沟通是我们工作中最重要的工具。不具备沟通的技巧,面对公司组织里的协调与合作,效率低落也是必然现象。
其实我们每个人都会有自己的观念,这种观念可能与人相同,也可能与人完全相反;而相信自己有权拥有的个人观点,并坚持主张,正是沟通的开始。
经过沟通、协调之后,自己的观点、行为、作法可能会因此有所改变,也可能依然坚持原先的想法与作法。想要坚持自己的想法与作法,不随意退缩或妥协,但又不以攻击手段对待别人,甚至还能进一步争取对方的合作,那才是最高层次的沟通,这正是本章要谈论的内容。
沟通的基本技巧,包括提出请求,拒绝请求,表示不同意见、称赞他人、接受赞美、接受批评和接受忠告的方法。

一.提出请求
直截了当、开诚布公地提出请求,而不是让对方无法拒绝。其要如下:
不要不停地道歉。例如:“很抱歉打忧你,请不要见怪”或是“希望你不要认为我很烦人,能否请你……”。
直截了当。例如对同事说:“××,关于明天的品质计划报告,我希望你下周完成,你来得及吗?”拐弯抹角的说法,只会叫人疑问或感到不耐烦。对方可能会心中暗道:“你为什么不明说?”。
言简意赅。婆婆妈妈的解释令人费解,且容易使你开始为自己的要求找借口。
不必找借口。例如:“通常我不会求人的,我不想惹人讨厌”。不必以奉承或利诱来“推销”你的请求,不可利用别人的友谊或善意。
不要认为拒绝是不给面子,即使你提出的要求纯属私人性质,或者对象是同事或好朋友,也不要以这种方式请托,否则对方会因为拒绝你而感到内疚。
尊重他人拥有拒绝的权利。在提出私人请求方面,则应提供更多的资料与说明来说服对方,或探究为何不能答应你的请求。如果对方依然说“不”,则可与他一起想办法解决困难,不必再费神说服对方。

二.拒绝请求
拒绝时要认定:他人有权要求,你也有权拒绝,如果工作上的要求,对你拒绝的权利有所限制,就请记住:你仍有权说出这项请求对你而言有什么困难之处。
积极拒绝的要诀。
1.直接回绝,避免喋喋不休的解释。
2.明白地说:“不,我不愿意这么做”或“我宁愿不要”等等。这些答复对私人请求特别派得上用场。
3.说明拒绝的原因。你认为有必要说明时才说,不必无中生有,硬找一堆借口。
4.不必道歉连连,如:“我实在万分抱歉……如果……你会不会很介意?”。
5.感谢对方邀请你,并且对他采取的主动表示和谢意。
6.诚实地说明你所能接受的限度。如:“我不能放下手边的工作”、“这个要求对我来说很困难(或不可能),不过我建议……”,这些用来拒绝工作请求的答复,相当管用。
7.要求更多时间考虑。比如你必须查查现有的工作量,方能回答。
8.记住在一口拒绝的时候,语气必须坚定但温和,千万不能用“不,我不愿意”的答复,这些听起来特别让人不舒服。

三.表示不同的意见
在与上司、同事、下属相处时,经常有交换不同意见的机会,我们应以积极的态度表示“异”见,如:
1.清楚明白地表示反对:“不,我不认为……”
积极恳切地表示怀疑:“这么做会不会有不良后果?”或“我发现这其中有一些困难,有没有办法避开?”但应注意不要把别人的主张批评得一无是处:“那行不通的!”或“那一定会导致失败下场!”
用以“我”开头的句子,把意见和事实分开,使自己的经验和他人的经验,各自独立存在。例如:“在我看来……”、“我认为……”、“我发现……”、“我的经验是……”。
重新面对问题时可以改变主意,但改变的态度要诚恳、坚定:“既然如此,我现在认为……”。
说明理由。如果你认为说明理由有用,就不妨解释你为何反对:“我不同意这个提案,因为……”
把你对某个决定的赞同部分与反对部分,加以区隔。“我不认为这道程序对每个部门都能产生相同的效果”,或“我同意,我们必须求新求变,但不象你说的那么快。”
承认他人的观点:“我了解你对此事的看法”、“我知道这件事对你很重要!”
用上述的积极态度面对问题,才能使信息、观点与构想充分获得表达,才能真正面对问题而不敷衍了事,集思广益找出彼此都能接受的协议。

四.称赞他人
积极行事讲求直接、诚恳、合宜地表达自己。
在工作场合中,人与人的交流频繁,我们经常会遇到值得夸奖的人。赞美不但肯定他人的成就,还具有教育作用,因为人不仅能从错误中学习,也可从成功中学习。
称赞,尤其是具体的称赞,可以使对方清楚你的标准何在,他是否达到这项标准,称赞的要决是:
1.柔和的目光,保持眼部接触。不要转移视线,把称赞看成是件快乐的事,也不要瞪视对方让人觉得不舒服。
2.赞美的话要简洁。如果是为了使人高兴而说些不必要的话,反而会冲淡气氛。
3.多用以“我”开头的句子。例如:“我很。”、“我赞同你的意见”、“我很满意你处理这件事的方法”。
4.语言尽可能明确,尤其要针对细节来赞美:“我欣赏这份报告……尤其是一开始就有提要,比较好读”这种说法清楚地指出报告的优点所在,使对方你在赞美他什么。

五.接受赞美
得体的接受称赞,并非不可能的事,以下是,接受赞美时回答的技巧:
1.简洁答谢:“谢谢你,我很高兴你喜欢我的报告”。
2.欣然接受:“谢谢你,我也觉得你的报告不错。”
3.如果你确实认为自己受之有愧,应该说明原因,并且谢谢对方:“谢谢你,不过我自己不是很满意,因为……”。
当你的上司或同事真诚赞美你的时候,你不要说:
“你不要拿我开心”
“你不要讽刺我”
“你不说话,没人把你当哑吧”
如果真正遇到别有目的或说反话的则另当别论。

六.提出批评
提出批评是为了助人上进,而不是落井下石。所以着重在积极态度,让他人接受批评。
首先我们必须强调,批评的本身并不是目的,它的重点在于未来的改进,而不是过去的追究。
作为上司,你有权要求他人改进,你有权批评别人。但批评不要涉及人身攻击,不伤害对方,也不要让对方显得一无是处。有些人在批评人时带有强烈的人身攻击和人格污辱,大伤被批评者的自尊,如:
“再不做好,就去做洗头妹!”
甚至有的人还说:“你做不了工厂,只能靠男人养!
这些外出的打工妹听到这样的批评,有的默默忍受,有的愤然离去,有的奋起反抗。
对部下的批评,不仅是提出你的不满和反对,更是指导部下弃虚求实、弃粗取精、弃恶从善。该批的时候要批,要拉得下脸面,不要心慈手软。
批评别人时应注意就事论事,切莫言及他人他事,不往死里整。批评切忌“四不”:不听部下解释;不给挽回机会;不再信任;不采取相应的实际处罚。
下面是几点批评的方法:

批评之内容

批评方法

缺勤、迟到、早退增多时

关切批评

肆无忌惮地发表对他人、公司的不满、埋怨的言辞时

委婉批评

脸色不好,干活无精打采时

略加批评

对人粗声恶气,行为不检点时

严厉批评

有逃避工作,不负责任的言行时

严厉批评

背后造谣中伤同事时

揭穿批评

诉说自己身体不适,不愿更多承担责任时

诚恳批评

待人办事心不在焉时

提醒批评

连接抱怨身心疲惫,推脱工作之时

勉励批评

渐渐没了生气,缺乏干劲时

提醒批评

七.接受批评
在企业,由于自己的疏忽或对方的误解,可能会来自上司、同僚或下属的批评,当你听到这些批评时,请你先耐心听完,坚持如下态度:
1.实事求是地看待自己,有错认错,如果你保持着这种态度,任何批评都不会让你产生烦恼。
2.把自己放在对你提出批评人的位置上。如果你干的是那个人的工作,你会不会同样地对这件事提出批评。
3.如果对你的批评确实毫无道理,你可以同批评者一起交换意见,把问题摆到桌面上,否则,压抑的怨恨也许会在不该发作的地方爆发。
4.不要过多地为自己辩解,除非十分必要。不要在受到批评之后一个劲地发牢骚。
5.在受到批评的时候,一旦发现自己的声调升高应该马上停止说话,尽最大努力给自己充分思考时间,一句话出口之前先好好想想合不合适?
6.问问对方,自己该如何改进,以消除批评者的火气,使对方给你一些有益的劝告。
7.集中注意力听取对你公正的批评,以便将来把工作做得更好。
我们每个人都曾遭受过批评,我们要以积极的态度接受批评,你必须承认对方有批评权。接受批评时的要诀如下:
1.认清批评的内容。如果你仍没有明白对方的意思,可以请他澄清或举例说明。如:“请你举例说明。”、“你指的是哪一件事?”、“你能不能举几个确切的实例?”
2.拒绝不合理的批评。如果你认为批评不合理或不愿接受,就该明说。你可以用“我”开头的名子(如“在我看来……”),使双方的积极态度得以维持。
3.协调双方的意见。你应该站在被批评者的立场,与双方商量如何改进。万一对方忽略改进的方法你也可以主动提议。
4.运用非言辞行为。在整个接受批评的过程中,如能善用非言辞行为,你的积极行为必可诱导对方也产生积极反应。
只要遵循以上的行动与要领,你会很平静地接受别人的批评。批评同称赞一样,日久就能融入日常生活,成为一种本能反应,使你的人际关系更为和谐融洽。

八.接受忠告
忠告,从某种意义上讲是一种善意的暗示批评。欣然接受忠告,是做好工作的基本素质。
古人云:良药苦口利于病,忠言逆耳利于行。这句古人的话,又有多少人能听得进去呢?现实情况是,多数人对于上司或同僚提出的忠告总有一种逆反心理。如果别人对你提出忠告,说明上司或同僚在关心你,但如果你接受忠告的态度不够坦然,那么你的上司或同僚个个都会弃你而去,从另外一个角度来说,忠告者也能从你的态度中得知你是否是一个坦然的人,或是个骄傲自大的人,或是个顽固不化的人,进而影响对你人格的评价。
一个谦虚上进,追求完美的人一定是个能够接受任何善意建议的人,如此,即使是与你只有点头之交的人,也将乐于对你提出忠告。
接受上司或同僚的忠告,必须注意以下几点:
1.要“照单全收”——忠言必须“照单全收”,不管正确与否,事后再慎加选择,切莫拒绝。
2.诚恳的道歉——“哦!是我疏忽,十分抱歉,今后一定改进。”“对不起,这是我的错,请你原谅。”如能诚心地道歉,对方一定能谅解。
3.不逃避责任——别人忠告你时,如果你用“但是”“不过”、“因为”等词一味的辩解,或急想掩饰过错、保护自己,会使存在的问题变得更加复杂。
4.不强词夺理——有些人在犯错误之后,受到上司的忠告或指责,不思改悔,反而理直气壮地陈述自己不正确的理由,说什么:“难道你从来没犯过错误吗?”如此的态度,将使上司喷然离去,再也不管你的事了,这对自己有害无益,而且将会阻碍你人格的发展。
5.不自我宽恕——许多人接受忠告时,总是替自己找许多理由和借口来宽恕自己或认为自己能力不是不高,而是时运不济等等。如持这种态度,则最终仍然无法克服自己的缺点,使自己更加孤独,对于上司和同僚的忠告不要默然置之,必须表现出坦诚接受的态度。
6.对事不对人——对于忠告,应仔细反省对方所指责的事物,绝不应该耿耿于怀。敞开胸怀接受忠告,彻底反省、思过、改进。接受忠告并善加活用,使他人的忠告成为自我成长的原动力,这才是一个人应持有的正确态度。

作者:
本文由 tuishi51 于2013年01月02日发表在心灵故事分类下, 你可以发表评论,并在保留原文地址及作者的情况下引用到你的网站或博客。 | +复制链接
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