时间管理的十大法宝(称职主管–聂微老师谈管理连载)_粤师经纪
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时间管理的十大法宝(称职主管–聂微老师谈管理连载)

发布时间:2013-01-24   栏目: 心灵故事  作者: 浏览次数:861 次  暂无评论 
摘要: 第二节 时间管理的十大法宝 著名的时间管理理论《崔西定律》指出:任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比。比如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9;有5个步骤,它的工作的困难度是25。在这种规律下,我们必须要简化工作流程,才能让自己的工作效率更高;……

第二节 时间管理的十大法宝

著名的时间管理理论《崔西定律》指出:任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比。比如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9;有5个步骤,它的工作的困难度是25。在这种规律下,我们必须要简化工作流程,才能让自己的工作效率更高;我们一定要掌握时间管理的十大法宝,让自己工作更轻松。
重要的事情总有时间做。在工作中要很好地完成工作就必须善用自己的工作时间。时间就是金钱。充分合理地利用每个时间,压缩时间的流程,使时间价值最大化。
工作是无限的,时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间,计划再好,目标再高,能力再强,也是空的。时间是如此宝贵,但它又是最有伸缩性的,时间就是海绵里的水,要挤还是可以挤出来的。
以下这十个法宝,可以帮助我们有效的管理时间。

第一个法宝:算算自己目前工作和浪费的时间

我们要做好时间日志。每天花了多少时间在做哪些事情?把它详细地记录下来,早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间,搭车花了多少时间,出去拜访客户花了多少时间等等,把每天花的时间一项一项记录下来,你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。
每个人算算自己今天做了哪几件事?每件事大概花了多少时间?连续记录半个月,再做一份《统计表》,计算各项工作时间和占用百分比,在工作中记载实际耗用时间,每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率。在写一份《分析报告》,这样你就知道自己在时间管理上还有哪些改善的空间。

第二个法宝:计划时间

时间就是你存在银行的存款,是要计划使用的,浪费时间就是乱花钱。
计划有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。
每年年末作出下一年度工作规划; 每季季末作出下季末工作规划;每月月末作出下月工作计划;每周周末作出下周工作计划。时间管理的重点是日计划和周计划。

第三个法宝:列出清单

把自己所要做的每一件事情都写下来,列一张总清单,这样做能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住,而当你看到自己长长的工作单时,也会产生紧迫感。你必须思考一下要做好一份工作,到底哪几件事情是对你最有效率的,列下来,分配时间把它做好。每一分每一秒做最有效率的事情。
在列好清单的基础上进行目标切割。将年度目标切割成季度目标,列出清单,每一季度要做哪些事? 将季度目标切割成月目标,并在每月初重新再列一遍,遇到有突发事件而更改目标的情形时及时调整过来;每一个星期天,把下周要完成的每件事列出来;每天晚上把第二天要做的事情列出来。

第四个法宝:用《今日事务待办单》来管理你的时间

《今日事件待办单》就是今天要等待办理的事情。《今日事务待办单》主要包括的内容:非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。
每天一上班就将你今天要做的一些工作事记录在《今日事务件待办单》上,避免遗忘。
《待办单》要为应付紧急情况留出时间,要注意排出优先次序,以突出工作重点,并确认完成时间。如果能在昨天晚上就把第二天的要做的事情规划好,那更妙了。
我们靠这份《待办单》来检查自己的工作进度,完成一项工作划掉一项。尽可能做到今日事今日毕,今天的事不要拖到明天做。
这个工作看起来很容易,其实不容易。最关键的是能不能每天坚持?

第五个法宝:限定完成时间

人都是惰性的动物,你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间才能完成。如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。列出每天的工作清单后,不要忘记限定每件事的完成时间。即使是交办下属做的工作,也要跟踪,查核,限定完成时间。否则会打乱你的时间节奏,做无用功。

第六个法宝:简化工作流程

飞机涡轮机发明者,德国人帕布斯?海恩提出了一个关于飞行安全的法则:海恩法则。这个法则指出,没一起严重事故的背后,必然有29起轻微事故,有300起未遂先兆,有1000起事故隐患。用一句中国人的话来说,就是“1%的失误会导致100%的失败”。这个法则有助于我们理解结构性放大效应,
著名的时间管理理论《崔西定律》指出:任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比。比如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9;有5个步骤,它的工作的困难度是25。在这种规律下,我们必须要简化工作流程,才能让自己的工作效率更高。
无论是行政部的工作流程,还是市场部的工作流程,要尽量简化,不能简化的要优化。要求能省就省,并编制分析工作流程的网络图。每去掉一个多余的环节,就少了一个工作延误的可能,这意味着大量时间被节省了。
工作流程越简化,越不容易出问题,执行人员在工作过程中会越细致,执行效果越好。

第七个法宝:考虑事件不确定性

在时间管理的过程中,还需应付意外的不确定性事件,因为计划没有变化快,要为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法。
第一:为每件计划都留有多余的预备时间。
第二:努力使自己安排好的工作不留余地,迫使自己在规定时间内完成工作。在外部干扰的情况下,完成预计的工作并非不可能,事实上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事更精确些。
第三:准备一套应变计划。我们要仔细分析在干扰下不能完成的工作,然后把它们分解成若干单元,先完成几个单元,剩下的单元留待明日或以后再做。
考虑到事情的不确定性,在不忙的时候,把一般的必然要做的工作先尽快解决。

第八个法宝:做事前先思考

绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订计划中每花费1小时,在实施计划中就可能节省3~4小时,并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划,那么实际上你正计划着失败。
做事没有方法?我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事,但事实上,这并不是最有效率的方法。完成一件事情,可以有许多方法,关键在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了,这样可能结果不好。我们先花几分钟的时间衡量一下,有什么方法可以更有效率的完成事情?

第九个法宝:遵循自己的生物钟,让老母鸡多下几个蛋

你办事效率最佳的时间是什么时候?找出自己最有效率的時段,将优先办的事情放在最佳时间里。
早上八点至十点,精力巅峰,适合做规划。
早上十点至十二点,注意力及短暂记忆力最强,适合头脑风暴会议或培训。
下午一点至二点,昏昏欲睡,比较适合进行互动沟通的工作。
下午二点至四点,开始清醒,长期记忆力最强,适合阅读、思考。
下午四点至五点,适合技术性工作、处理沖突问题。
在效率最高的时段,你可以集中精力在棘手或困难的问题、复杂的工作、创造性思考、讨论或订定工作计划。
在效率中等的时段,你可以专心与他人交换意见,处理回信、规划行程表。
在效率最差的时段,你可以处理例行性事务、电话联络事情、接待访客。
我们要遵循自己的生物钟,让老母鸡多下几个蛋。

第十个法宝:要学会说“不”字

要做到“不被干扰”,就要学会说“不”字。我们不能无原则的说:“是!是!是!”。
一旦确定了哪些事情是重要的,就要对那些不重要事情的干扰说“不”。这个法宝在下一节有详细说明。

作者:
本文由 tuishi51 于2013年01月24日发表在心灵故事分类下, 你可以发表评论,并在保留原文地址及作者的情况下引用到你的网站或博客。 | +复制链接
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