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时间管理的难点是自己的工作常常被外界干扰(称职主管–聂微老师谈管理连载)

发布时间:2013-01-25   栏目: 心灵故事  作者: 浏览次数:1166 次  暂无评论 
摘要: 时间管理的难点是自己的工作常常被外界干扰(称职主管–聂微老师谈管理连载) 第三节 时间管理的难点是自己的工作常常被外界干扰 我们最大的困扰,就是有太多来自“外界的干扰”,当干扰来到时,你可能要随时放下手边的工作去做别人交办的事情。我们必须清楚,“外界的干扰”是我们工……

时间管理的难点是自己的工作常常被外界干扰(称职主管–聂微老师谈管理连载)

第三节 时间管理的难点是自己的工作常常被外界干扰

我们最大的困扰,就是有太多来自“外界的干扰”,当干扰来到时,你可能要随时放下手边的工作去做别人交办的事情。我们必须清楚,“外界的干扰”是我们工作的一部份,您是躲不掉的,不管你愿意还是不愿意。因此,如何对付“外界的干扰”,是我们必须思考的问题。

主管最大的困扰,就是有太多来自“外界的干扰”,当干扰来到时,你可能要随时放下手边的工作去做别人交办的事情。

担任主管的责任之一就是积极配合其他部门,共同完成一份工作。换句话说,主管的工作有很大一部份需要别人来参与和配合。

我们必须清楚,“外界的干扰”是主管工作的一部份,您是躲不掉的,不管你愿意还是不愿意。你可以排定某些时段作为自己的空挡时间,当有人临时找你讨论或干某件事情时,你可以告诉他:“我现在比较忙!如果不急的话,在我的空挡时间再来详谈。”

日本专业的统计数据指出:人们一般每8分钟会收到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50~60次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%的工作时间(按每日工作8小时计),其中80%(约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时间的 68.7%。

打扰是“第一时间大盗”,它可能会不知不觉把你的时间给浪费掉,而您浑然不知。等你发现后时间已经跑得无影无踪了。

为了解决这个问题,我们要遵循另一个时间管理法则——韵律原则。这个原则包括两个方面的内容:一是保持自己的韵律,比如打扰电话要学会礼貌的挂断,要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等;二是要与别人的韵律相协调,比如不要唐突地去拜访对方,了解对方的行为习惯等。
要“不被干扰”,就要学会说“不”。一旦确定了哪些事情是重要的,哪些事情是不重要的?就要对那些不重要事情的干扰说“不”。

时间管理当中最有用的词就是“不”字。在必要时刻,要敢于说“不”。量力而行地说“不”,对自己对别人都是一种负责。

首先必须清楚,自己不能胜任上司或其他部门委托的工作,不仅是浪费时间,还会对自己其它工作造成障碍。同时,无论是工作延误还是工作效果无法达到要求,都会打乱委托人的时间安排,其结果不是“双赢”,而是“双输”。

工作效率不高最大的问题就是不会“拒绝他人”,这特别容易发生在那些热情洋溢的新人身上。新人为了表现自已,往往把把来自于各方的请托都毫不犹豫、不暇思索地接受下来,这不是一种明智的行为。接到别人的委托,不要急于说“是”,而要分析一下自己能不能在规定的时间内完成,如果不能,就要跟委托人协调,不要怕得罪别人。

我们应该做好每天、每周、每月以及每年的工作计划,列出每一时间单位内应该完成的工作,排出优先次序,突出重点并确认完成时间,并适当安排“不被干扰”的时间。还有最重要的一点:每天至少要排出半小时到一小时的“不被干扰”的时间,这是一种正当防卫,是一种保护自己的方法。

假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,把自己关在自己的空间里面思考或者工作,做一些你认为最重要的事情,这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时侯这一个小时比你3天工作的效率还要好。
还有一个好的方法就是建立预约制度。

建立了预约,自己的时间才可能不被别人干扰,从而静下心来有效地开展工作。管理者常常需要整块的时间去思考一些重要决策,或完成重要的任务,在做这些事的过程中,不能被外界打断,否则重新进入深度思考与完全工作状态往往需要更长的时间。

在公司中,经常会碰上难以拒绝的场合。当自己非常忙碌时,上司忙不迭地又跑来交待你一件工作,这时,你怎么办?直截了当地拒绝,还是勉为其难地接受下来呢?如果你说:“真抱歉,这件事我急需要处理完,现在真的抽不出空。”这是非常充足的理由,并且堪称拒绝得委婉,但是,上司可能会不高兴,因为他认为上司交办的事,怎么可以拒绝,这些只不过是推托的借口罢了。

当上司交待的事不能接受时,最好提出代案建议,比如你可以告诉他:“今天实在没办法,明天吧!今天下午等我把这份报表做好,明天一定办完您交给的任务。”属于自己份内的工作永远无法逃避,不能拖拉,更不能磨叽,实事求是地对待工作并非圆滑,而是纯熟地处理问题。

在约定的期限前完成工作,是做事的大原则。每件工作都有一定的程序,一旦一项事情遭到停滞,其它的工作就会连带受到影响。因此,“今日事,今日毕”。如果今天的事挪到明天,明天又有明天的工作,只会使工作越积越多,最后就会交不了差。不知道如何进行的工作应立即向上司、同事请教,但也不是任何事情都去问,你应该带着自己的想法去请教,才会有所收获。

一个人在同一时间同时处理两个或两个以上的任务是一件极为困难的事情,一直保持高效更是难上加难,因此管理者应把时间花在重要的、必须做的事情上,而不是那些看起来要做其实不要做的事情上。
管理者如果集中时间不受干扰地处理一些重大事项,而把其他事情都推到一边,可能会给本部门带来一些意想不到的麻烦,但这是值得的。

作者:
本文由 tuishi51 于2013年01月25日发表在心灵故事分类下, 你可以发表评论,并在保留原文地址及作者的情况下引用到你的网站或博客。 | +复制链接
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